Evenementen en festivals ervaren te veel regeldruk

Nieuwsbericht | 27-04-2017 | 15:29

Onderzoek laat zien dat het eenvoudiger kan

De eisen die de overheid stelt aan de organisatoren van festivals en evenementen kunnen duidelijker en reëler. En de procedures voor de aanvraag van een vergunning kunnen slimmer. Zo weten organisatoren eerder waar zij aan toe zijn, en kost het hen minder inspanning en minder geld. De regeldruk kan structureel omlaag met € 2 miljoen per jaar. Actal, het Adviescollege toetsing regeldruk, onderzocht de regeldruk rondom festivals en evenementen. Op basis van een sectorscan zegt Jan ten Hoopen, collegevoorzitter: “Veel complexiteit en onnodige verplichtingen kunnen tot het verleden behoren. Bijvoorbeeld de eis dat er een brandblusapparaat moet zijn bij een lampionoptocht, ook als er in de lampionnen lampjes branden op een batterij.” Actal richt zijn advies aan de ministers van Economische Zaken en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging Nederlandse Gemeenten.

Organisatie is complex en tijdrovend

Organisatoren van festivals en evenementen moeten aan veel verplichtingen voldoen. Voor de evenementenvergunning, de drank- en horecavergunning en diverse ontheffingen. Zij moeten ook zorgen voor de inzet van voldoende en bevoegde verkeersregelaars. De 4.000 grote evenementen in Nederland – zoals de Nijmeegse Vierdaagse of de Libelle Zomerweek – hebben hiermee te maken. Maar ook de 85.000 kleinere evenementen, van bijvoorbeeld sport- en scoutingclubs, van de Oranjeverenigingen en andere stichtingen. Zij – en de vele enthousiaste vrijwilligers – dreigen te verdrinken in de eisen en procedures. Daarom heeft Actal een sectorscan uitgevoerd. “Daaruit blijkt dat het allemaal veel simpeler, sneller en slimmer kan. Het is op dit moment een enorm gedoe, vooral de afstemming over openbare orde, veiligheid en gezondheid”, aldus Jan ten Hoopen. Vervelend is ook dat de regels per gemeente verschillen. Gaat het bij een evenement in één gemeente vaak om afstemming met meer dan tien partijen … een Tour-de-France etappe dwars door Nederland levert een veelvoud aan afstemmingsmomenten op. Vooral voor amateurverenigingen en vrijwilligersorganisaties is dat vrijwel niet te doen.

Andere benadering in wet en regelgeving nodig

De huidige regelgeving kent een traditionele opzet met verplichtingen en een toets vooraf om een vergunning te krijgen. Dit komt omdat de regels eigenlijk gericht zijn op grote evenementen. Maar grote evenementen maken slechts 4% van het totaal uit. Daarom adviseert Actal een omgekeerde benadering. Bij het maken van nieuwe regels voor festivals en evenementen moet het kleine evenement voorop komen te staan. Met dit ‘think small first’ principe breng je eenvoud in regelgeving. Nu is het precies andersom, waardoor er veel te veel eisen worden gesteld aan de organisatoren van kleine festivals. “Zo voorkom je dat er eisen aan organisatoren van kleine evenementen worden gesteld die niet proportioneel zijn. Zoals het geval van de organisator van een klein festival op een dorpsplein die verplicht was om een berekening te maken van de draagkracht van het plein, omdat daaronder toevallig een fietsenstalling is”, zegt Ten Hoopen.

Er zijn kansen voor meer eenvoud

De sectorscan laat ook zien waar het allemaal eenvoudiger kan. Er zijn wel degelijk goede voorbeelden, zoals het ene loket waar organisatoren terechtkunnen voor alle benodigde informatie en voor de aanvraag van een vergunning. En: gemeenten die ervoor zorgen dat informatie uit eerdere aanvraagprocedures opnieuw wordt gebruikt bij een volgende aanvraag. Verder kunnen gemeenten ook bijvoorbeeld een maatwerk-aanvraagformulier ontwikkelen dat alleen de relevante vragen in beeld brengt, en zo de invullers veel tijd bespaart. En kunnen zij een modelvergunning maken, zodat organisatoren van tevoren weten aan welke eisen zij moeten voldoen. “Interessant is dat het onderzoek zo veel grote en kleine verbetermogelijkheden in beeld brengt. Er zijn veel goede praktijkvoorbeelden, het is zaak om daar op grotere schaal gebruik van te maken”, zegt Ten Hoopen.

Ook de dienstverlening moet beter

Organisatoren van festivals en evenementen zijn vooral veel tijd en energie kwijt aan de afstemming met gemeenten, wegbeheerders en veiligheidsregio’s. Een gezamenlijk afstemmingsoverleg – waar al deze partijen aanwezig zijn – scheelt organisatoren veel tijd. Ook zijn zij erbij gebaat als een gemeente waar veel evenementen en festivals plaatsvinden, gaat werken met een accountmanager of een evenementbureau, zoals de gemeente Dordrecht dat nu al doet.